Este módulo está diseñado para cubrir las necesidades operativas de la gestión de ventas de la empresa. Contempla todas las funciones referentes a presupuestos, pedidos, facturación y cuentas corrientes deudoras. , se integra de forma automática con los módulos Fondos, Stock y Contabilidad.
Para comenzar a cargar o registrar las operaciones debemos ingresar en primer orden a la carpeta o sub-menú MOVIMIENTOS que abarca la generación y seguimiento los distintos comprobantes, además, podremos administrar las cuentas corrientes.
Antes de desarrollar cada ítem del módulo vamos revisar como realizar algunos ajustes. Para esto debemos ingresar a la última opción de su lista “Configuración del servicio” e indicar el valor VERDADERO o FALSO, según necesidad de la empresa, para cada caso.
Este formulario permite la configuración individual por sectores, del servicio Ventas.
Presupuestos
· Numeración manual: indica si la numeración manual es permitida. En tal caso no seguirá la numeración correlativa a partir del primer valor ingresado en el contador del talonario.
· Días de vigencia: validez del presupuesto en cantidad de días a partir de la fecha de emisión.
· Con aprobación: indica si el presupuesto necesita ser aprobado. En caso de que el presupuesto no sea previamente aprobado no podremos trasladarlo a la factura a partir de las “ Dependencias”.
Pedidos
· Numeración manual: indica si la numeración manual es permitida.
· Compromete stock: indica si los ítems con stock asociado en los pedidos, comprometen stock. En tal caso, cuando realicemos un informe de Stock Disponible debemos leerlo como Stock Actual - Stock Comprometido.
· Con aprobación: indica si pedido necesita ser aprobado. En caso de que el pedido no sea previamente aprobado no podremos trasladarlo a la factura a partir de las “ Dependencias”.
· Control de crédito: indica si se tiene en cuenta el control de crédito definido en cuentas corrientes en la carga de los pedidos.
· Intervalo de verificación: indica en segundos, la frecuencia con la cual el sistema consultará las solicitudes de autorización crediticia pendientes, en el servidor de datos (DBMS).
Remitos
· Numeración manual: indica si la numeración manual es permitida. En tal caso no seguirá la numeración correlativa a partir del primer valor ingresado en el contador del talonario.
Remitos devolución
· Numeración manual: indica si la numeración manual es permitida.
Cuentas corrientes
· Control de crédito: indica el comportamiento en los casos de operaciones que excedan el límite de crédito establecido.
1. No utiliza: no se efectúa acción alguna.
2. A confirmar: el usuario deberá confirmar la operación.
3. Estricto: la operación no podrá ser efectuada.
4. Con autorización: se generará una solicitud de autorización, para que un usuario con nivel de autorización, decida el destino de la transacción (aceptarla o rechazarla). Si el usuario que generó la transacción posee nivel de autorización, solo deberá confirmar la misma.
Al generar la base de datos Catedral supone por defecto que se trabaja con control de crédito “a confirmar”. Si se supera el límite de crédito establecido aparecerá una ventana de verificación que el usuario debe confirmar al monto de carga de la Factura.
· Incluir deuda documentada: indica si el saldo en cuenta corriente considerará la deuda documentada.
· Intervalo de verificación: indica en segundos, la frecuencia con la cual el sistema consultará las solicitudes de autorización crediticia pendientes, en el servidor de datos (DBMS).
Cobros
· Recibo de cobranzas: indica si la numeración manual es permitida.
Existen casos, por ejemplo, en los que se trabaja con varios cobradores que emiten el recibo de forma manual. Para registrarlos en el sistema no necesitamos seguir una numeración correlativa, sino indicar manualmente el número ya expresado en los recibos.
· Aplicación de cobros a cuenta: indica si la numeración manual es permitida.
Facturación
· Imputación contable: indica si se realizan las imputaciones contables en facturación.
Facturación Electrónica
· Estado: indica está habilitada la facturación electrónica.
· Certificado digital: ubicación del certificado digital en formato pkcs12.
· Servicio facturado: indica para el caso de servicios facturados mensualmente (abonos, por ejemplo) la modalidad de facturación.
· Interface: Interface de implementación utilizada según su país.
Facturación Electrónica Exportación
· Estado: indica está habilitada la facturación electrónica de exportación.
· Certificado digital: ubicación del certificado digital en formato pkcs12.
· Interface: Interface de implementación utilizada según su país.
VENTAS
-Movimientos
Estados de un presupuesto
· Ingresado: si los presupuestos necesitan ser autorizados (según configuración del servicio), éste será el estado inicial de un presupuesto pendiente de autorizar.
· Pendiente: son aquellos presupuestos ingresados (y autorizados si es el caso), pendientes de confirmación por parte del cliente.
· Cerrado: son aquellos presupuestos que fueron confirmados por el cliente.
Anulado: presupuestos sin dependencias que han sido descartados (anulados). Para poder ser anulado un presupuesto, no debe poseer ninguna relación con comprobante alguno.
Anulado: presupuestos sin dependencias que han sido descartados (anulados). Para poder ser anulado un presupuesto, no debe poseer ninguna relación con comprobante alguno.
Destacados en un Presupuesto
Fecha: fecha de emisión del presupuesto.
Cliente: cliente a quién se le envió/solicitó presupuesto. Luego de seleccionar el cliente dispondrá de la información crediticia del mismo pulsando el botón situado a la derecha .
Para más información vea Riesgo crediticio.
Validéz: fecha hasta la cual el presupuesto será considerado.
Comprobante y talonario: comprobante y talonario utilizado en el presupuesto. La sucursal estará dada por la sucursal asociada al talonario, y la numeración podrá ser tipeada, en caso de estar así definido en la configuración. En caso contrario el número será asignado automáticamente al guardar el presupuesto.
Depósito: el probable depósito donde se descontará la mercadería presupuestada.
Condición de venta: condición de venta pactada.
Lista de precios: lista de precios utilizada en el presupuesto.
Moneda: moneda en la cual el presupuesto es expresado.
Vendedor: vendedor que emitió el presupuesto.
Transporte: transporte con el cuál se enviará la mercadería.
Nota: nota asociada. Opcional.
Solapa Detalle
En la solapa detalle podemos cargar los ítems o productos (renglones) del presupuesto.
Solapa Otros conceptos
Aquí se visualizarán todos los conceptos automáticos, y aquellos asociados al cliente en particular. Además podemos agregar, modificar y eliminar conceptos. Recordemos: Para que se trasladen a la Factura o Pedido deben tener la tilde en la casilla de verificación “acumular en comprobantes heredados”
Solapa Impuestos
En la solapa impuestos el sistema agrega automáticamente los impuestos asociados al tipo de contribuyente configurado en el usuario del sistema. Estos pueden ser modificados y eliminados.
VENTAS
-Movimientos
- PEDIDOS
Este
formulario nos permite ingresar, consultar, listar y anular pedidos.
Estados
de un pedido
·
Ingresado:
si los pedidos necesitan ser autorizados, éste será el estado inicial de un
pedido pendiente de autorizar.
·
Pendiente:
son aquellos pedidos ingresados (y autorizados si es el caso), con renglones
pendientes de entrega.
·
Cumplido:
son aquellos pedidos donde todos sus ítems han sido entregados.
·
Cerrado:
son aquellos pedidos con renglones con pendientes de entrega, que han sido
consideradas cumplidos y cerradas con el proceso de Cierre de pedidos.
·
Anulado:
pedidos sin dependencias que han sido descartados (anulados). Para poder ser
anulado un pedido, no debe poseer ninguna relación con comprobante alguno.
Destacados
en un pedido
Fecha: fecha de emisión del pedido.
Cliente: cliente que efectúo el pedido.
Entrega: fecha de entrega pactada.
Comprobante
y talonario:
comprobante y talonario utilizado en el pedido. La sucursal estará dada por la
sucursal asociada al talonario, y la numeración podrá ser tipeada, en caso de
estar así definido en la configuración. En caso contrario el número será
asignado automáticamente al guardar el pedido.
Depósito: el probable depósito donde se
descontará la mercadería solicitada.
Condición
de venta:
condición de venta pactada.
Lista de
precios: lista de
precios utilizada en el pedido.
Moneda: moneda en la cual el pedido es
expresado.
Vendedor: vendedor que emitió el pedido.
Transporte: transporte con el cual se
enviará la mercadería.
Nota: nota asociada. Opcional.
Dependencias: las dependencias son referencias
a otros comprobantes, desde los cuales se generó el pedido. En el caso de un
pedido las dependencias pueden ser:
·
Presupuestos:
el pedido puede generarse a partir de presupuestos vigentes pendientes.
Cabe aclarar que toda anulación de un comprobante con dependencias (a otros comprobantes), deshace los cambios realizados en sus dependencias.
Asiento
tipo: asiento
contable probable a utilizar en la facturación del pedido.
Solapa
Detalle
En la solapa detalle podemos cargar los ítems (renglones) del pedido.
En la solapa detalle podemos cargar los ítems (renglones) del pedido.
Solapa
Otros conceptos
Aquí se visualizarán todos los conceptos automáticos, y aquellos asociados al cliente en particular. Además podemos agregar, modificar y eliminar conceptos.
Aquí se visualizarán todos los conceptos automáticos, y aquellos asociados al cliente en particular. Además podemos agregar, modificar y eliminar conceptos.
Solapa Impuestos
En la solapa impuestos el sistema agrega automáticamente los impuestos asociados al tipo de contribuyente configurado en el usuario del sistema. Estos pueden ser modificados y eliminados.
En la solapa impuestos el sistema agrega automáticamente los impuestos asociados al tipo de contribuyente configurado en el usuario del sistema. Estos pueden ser modificados y eliminados.
VENTAS
-Movimientos
- FACTURAS
- NOTAS DE CREDITO
Los datos de las notas de créditos tienen las mismas consideraciones que las citadas en Facturas.
- NOTAS DE DEBITO
Los datos de las notas de débitos tienen las mismas consideraciones que las citadas en Facturas.
Si afectan stock, generan un egreso.
- NOTAS DE CREDITO
Los datos de las notas de créditos tienen las mismas consideraciones que las citadas en Facturas.
- NOTAS DE DEBITO
Los datos de las notas de débitos tienen las mismas consideraciones que las citadas en Facturas.
Si afectan stock, generan un egreso.
Este
formulario nos permite ingresar, consultar y anular facturas de ventas. El
ingreso de la factura permite la actualización de la cuenta corriente del
cliente, el saldo de stock, para aquellos productos con stock asociado, y en
aquellas facturas de ventas que afectan stock.
Video: Configuración para la emisión de Facturas
Video: Configuración para la emisión de Facturas
En
función del comprobante utilizado en el ingreso de la venta, se tienen dos
comportamientos y funcionalidades diferentes:
Solapa Detalle
En la solapa detalle podrá cargar los ítems (renglones) de la factura.
Solapa Impuestos
En la solapa impuestos el sistema agrega automáticamente los impuestos asociados al tipo de contribuyente configurado en el usuario del sistema. Estos pueden ser modificados y eliminados.
Estados de un remito
Cabe aclarar que toda anulación de un comprobante con dependencias (a otros comprobantes), deshace los cambios realizados en sus dependencias.
Detalle
En el detalle podrá cargar cada uno de los ítems del remito. Podrá indicar el producto, cantidad, depósito, series, etc. por cada renglón del detalle.
Destacados de la composición inicial de saldos deudores
Detalle de vencimientos
· Factura que afecta stock: la comúnmente denominada Factura-Remito, al ingresar la factura actualiza stock, y la factura ingresa con estado Cerrado.
· Factura que no afecta stock: este tipo de factura ingresa con estado Pendiente, y la actualización de stock se realiza a través de remitos. Cuando todos los renglones de la factura han sido remitidos, pasa a estado Cerrado.
Estados de una factura
· Pendiente: son aquellas facturas con pendientes de remitir.
· Cerrada: son aquellas facturas con todos sus ítems remitidos.
· Anulada: son aquellas facturas anuladas.
Destacados
en una factura
Fecha: fecha de emisión.
Cliente: Luego de seleccionar el cliente
dispondrá de la información crediticia del mismo pulsando el botón situado a la
derecha.
Depósito: para aquellos comprobantes que
afecten stock, éste será el depósito propuesto en la carga del detalle.
Comprobante
y talonario:
comprobante y talonario utilizado. La sucursal estará dada por la sucursal
asociada al talonario, y la numeración podrá ser tipeada, en caso de estar así
definido en la configuración. En caso contrario el número será asignado
automáticamente al guardar la factura.
Vendedor: vendedor que emitió la factura
Condición
de venta:
condición de venta pactada. En función de la definición de la
condición, el
sistema generará los vencimientos de la factura en la cuenta corriente del
cliente, en caso de no ser una operación de contado.
Lista de
precios: lista de
precios utilizada.
Moneda: moneda en la cual la factura es
expresada.
Fecha
contable: será la
fecha del asiento contable generado, si se indicó la generación de imputación
contable en la configuración del servicio.
Transporte: transporte con el cual se
enviará la mercadería.
Nota: nota asociada. Opcional.
Dependencias: las dependencias son referencias
a otros comprobantes, desde los cuales se podrá generar la factura. En el caso
de una factura las dependencias pueden ser:
·
Presupuestos:
la factura puede generarse a partir de presupuestos vigentes pendientes.
·
Pedidos:
la factura puede generarse a partir de pedidos con renglones pendientes de
entrega.
·
Remitos:
para aquellas facturas que no afectan stock, pueden generarse a partir de
remitos de entrega.
Cabe aclarar que toda anulación de un comprobante con dependencias (a otros comprobantes), deshace los cambios realizados en sus dependencias.
Asiento tipo: asiento contable a utilizar en la generación de la imputación contable.
Solapa Detalle
En la solapa detalle podrá cargar los ítems (renglones) de la factura.
Solapa Otros conceptos
Aquí se visualizarán todos los conceptos automáticos, y aquellos asociados al cliente en particular. Además podrá agregar, modificar y eliminar conceptos.
Aquí se visualizarán todos los conceptos automáticos, y aquellos asociados al cliente en particular. Además podrá agregar, modificar y eliminar conceptos.
Solapa Impuestos
En la solapa impuestos el sistema agrega automáticamente los impuestos asociados al tipo de contribuyente configurado en el usuario del sistema. Estos pueden ser modificados y eliminados.
Mediante
este formulario se ingresarán al sistema los remitos, generando el movimiento
de egreso de stock correspondiente.
Estados de un remito
·
Pendiente:
son aquellos remitos con pendientes de facturar.
·
Cerrado: son
aquellos remitos con todos sus ítems facturados.
·
Anulada:
son aquellos remitos anulados. Al anular un remito se anulan también los movimientos de stock
generados
Destacados
en un remito
Fecha: fecha de ingreso.
Cliente: cliente al cual se le envía la
mercadería.
Comprobante
y talonario:
comprobante y talonario utilizado. La sucursal estará dada por la sucursal
asociada al talonario, y la numeración podrá ser tipiada, en caso de estar así
definido en la configuración. En caso contrario el número será asignado
automáticamente al guardar el remito.
Transporte: transporte con el cual se
enviará la mercadería.
Depósito: depósito por defecto propuesto
en el ingreso de cada renglón del comprobante.
Nota: nota asociada. Opcional.
Dependencias: las dependencias son referencias
a otros comprobantes, desde los cuales podrá generar el remito. En el caso de
un remito las dependencias pueden ser:
·
Pedidos:
el remito puede generarse a partir de pedidos con renglones con pendientes de
entrega.
·
Facturas:
el remito puede generarse a partir de facturas que no afectan stock y poseen
renglones con pendientes de remitir.
Cabe aclarar que toda anulación de un comprobante con dependencias (a otros comprobantes), deshace los cambios realizados en sus dependencias.
Detalle
En el detalle podrá cargar cada uno de los ítems del remito. Podrá indicar el producto, cantidad, depósito, series, etc. por cada renglón del detalle.
El remito
no guarda historial de precios, solo establece un “valor total estimado”. Por
lo tanto si generamos una dependencia desde un pedido y luego quisiéramos trasladar
la información a una Factura deberíamos cargar nuevamente el valor de los
productos.
Se recomienda
emitir los comprobantes en este orden: Pedidos – Facturas - Remitos, siempre y cuando
no afecten el normal funcionamiento de las actividades de la empresa.
Esquema - Circuito de Ventas
VENTAS
-Movimientos
- Cuentas Corrientes deudoras
Abarca a todas las funciones necesarias para la registración de los
movimientos que afectan a las cuentas de los clientes.
Mediante
este proceso se define la composición inicial del saldo en la cuenta corriente
de cada cliente de ventas. Esta definición implica ingresar todos aquellos
comprobantes que no se encuentren totalmente cancelados, y que conforman el
saldo con el cliente. Estos comprobantes
cargados en la composición inicial no serán incluidos en los informes y
consultas impositivas y/o contables, solamente formarán parte de los
procesos referidos a cuentas corrientes deudoras.
Composición inicial de saldos
Destacados de la composición inicial de saldos deudores
Fecha: fecha del comprobante que dió
origen a la deuda.
Cliente: cliente deudor.
Comprobante,
talonario, sucursal y número: correspondiente al comprobante origen. ( Es
recomendable ingresar el último número de factura entregada al cliente)
Condición
de venta:
condición de venta del comprobante origen.
Lista de
precio: lista de
precios utilizada en el comprobante origen.
Moneda: moneda del comprobante origen.
Vendedor: vendedor asignado al comprobante
origen.
Depósito: depósito asociado al comprobante
origen.
Detalle de vencimientos
En el
detalle debemos cargar cada uno de los vencimientos que generaron los
comprobantes de origen que aún se
adeuden, con los saldos adeudados respectivamente y en la moneda de la
cuenta corriente.
Cobros
Información destacada
Cobros
Este
proceso nos permite emitir y registrar cobros, imputados o a cuenta, actualizando
la cuenta corriente del cliente y el estado de cada comprobante afectado.
También permite cargar las retenciones sufridas correspondientes. Aquí también
podemos consultar y anular cobros.
Información destacada
Para
ingresar un cobro siegui los siguientes pasos:
1. Ingresa la fecha del cobro.
2. Selecciona el cliente.
3. Selecciona el vendedor asignado
al cliente.
4. Selecciona el comprobante y
talonario.
5. Selecciona la moneda en la cual
se expresa el cobro
6. En función del tipo de cobro:
o Si se trata de un cobro a cuenta
ingresa el importe correspondiente en la celda "Total" y pulse el botón Aceptar.
o Desde el menú contextual de la
grilla situada en la solapa Aplicación del cobro Nuevo y
selecciona los comprobantes con deudas que integrarán el cobro.
En la columna Imputar debemos indicar el importe del cobro.Catedral por defecto nos trae el total del comprobante, podemos
modificar ese valor y posteriormente realizar otro cobro, imputando el mismo comprobante,
por el saldo pendiente.
7. En la solapa retenciones se
podrán agregar las retenciones sufridas.
8. El sistema propone como total
del cobro el total aplicado, este importe puede modificarse por uno mayor.
9. Confirma el cobro.
10. Pulsa el botón Aceptar para
guardar e imprimir el comprobante de cobro.
Estados
de un movimiento en cuenta corriente
Los
movimientos en cuenta corriente se generan con un estado Pendiente.
Tal estado pasa a ser Aplicado cuando el débito o crédito es
aplicado.
TUTORIAL - Cobros
Imputación de Comprobantes
Solapa Créditos
Aquí se seleccionarán las notas de créditos emitidas con saldo pendiente de aplicación. Catedral propone inicialmente imputar el total del saldo.
Solapa Cobros a cuenta
Aquí seleccionaremos cobros a cuenta con saldo pendiente de aplicación. Catedral propone inicialmente imputar el total del saldo. Para cambiar el importe, lo hacemos en la columna Imputar.
El Total imputado debe ser igual al Total de crédito en moneda C.Cte.
TUTORIAL - Cobros
Imputación de Comprobantes
Esta
opción nos permite realizar las imputaciones de todos aquellos comprobantes que
NO se encuentren aplicados, como así también consultar las imputaciones
realizadas.
El
formulario está compuesto por tres solapas:
Solapa
Débitos
Aquí podemos seleccionar todos los débitos con saldo pendiente de aplicación. Catedral propone inicialmente imputar el total del saldo. Para cambiar el importe, lo hacemos desde en la columna Imputar. Todos los valores son convertidos a moneda de cuenta corriente, con cotización de origen.
Aquí podemos seleccionar todos los débitos con saldo pendiente de aplicación. Catedral propone inicialmente imputar el total del saldo. Para cambiar el importe, lo hacemos desde en la columna Imputar. Todos los valores son convertidos a moneda de cuenta corriente, con cotización de origen.
Solapa Créditos
Aquí se seleccionarán las notas de créditos emitidas con saldo pendiente de aplicación. Catedral propone inicialmente imputar el total del saldo.
Solapa Cobros a cuenta
Aquí seleccionaremos cobros a cuenta con saldo pendiente de aplicación. Catedral propone inicialmente imputar el total del saldo. Para cambiar el importe, lo hacemos en la columna Imputar.
El Total imputado debe ser igual al Total de crédito en moneda C.Cte.
Los
movimientos en cuenta corriente se generan con un estado Pendiente.
Tal estado pasa a ser Aplicado cuando el débito o crédito es
aplicado.
